Este cambio afecta a los artículos 5° y 6° del Anexo A de la Resolución General IGJ N.° 15/24, y responde a la necesidad planteada por el propio organismo en los fundamentos de la norma. La obligación de concurrencia presencial y la presentación de documentos en papel generaban costos y demoras que funcionaban como obstáculos para el cumplimiento normativo. La IGJ señala que ahora dispone de los recursos técnicos necesarios para recibir, validar y administrar toda la documentación de forma electrónica.
El acceso al nuevo sistema se realizará a través del sitio web oficial del organismo, utilizando un navegador. La autenticación será efectuada mediante una Clave Fiscal de ARCA de nivel 3 o superior, que actuará como firma electrónica conforme al artículo 5° de la Ley N.° 25.506 para toda la documentación presentada durante la sesión.
La documentación se presentará bajo declaración jurada del responsable, quien asumirá la obligación por su autenticidad y veracidad. Para los estudios contables y legales que tramitan en nombre de terceros, esto enfatiza la importancia de contar con protocolos internos de validación antes de cargar información, ya que la firma electrónica asociada a la Clave Fiscal del presentante implica una responsabilidad personal.
A diferencia del proceso anterior, el formulario de actuación ya no se completará manualmente en los casos que abarca el nuevo sistema. Este será generado automáticamente por la plataforma, dependiendo del tipo de trámite y de la información de la entidad o el presentante. Cada documento que componga la presentación deberá ser cargado de manera individual y se asociará a la categoría correspondiente dentro del expediente.
Una vez confirmada la presentación, la IGJ emitirá de inmediato un acuse de recibo. Además, cada trámite generará un expediente digital en el sistema de gestión documental de la IGJ, que será el único repositorio oficial para esos documentos. Las notificaciones se enviarán al domicilio electrónico registrado en el sistema, con los mismos efectos legales de una notificación personal o por cédula, un aspecto que las áreas legales de las empresas deberán considerar para evitar la caducidad de plazos procesales.
La resolución especifica que la implementación del sistema será gradual. La IGJ deberá establecer, mediante instructivos, qué tipos de trámites se habilitarán en cada fase y desde qué fecha pasarán a ser exclusivamente digitales. También se definirán los aspectos técnicos operativos, como los formatos de archivo aceptables, los estándares de seguridad y los protocolos de interoperabilidad, los cuales podrán actualizarse sin necesidad de modificar la resolución general.
Esto implica que no todos los trámites se trasladarán al nuevo canal simultáneamente. Mientras un trámite no haya sido formalmente integrado al sistema, o durante el período denominado de convivencia, continuará tramitándose por el método tradicional, incluyendo la presentación en papel del formulario correspondiente, junto con el pago del arancel.
Para estudios y departamentos legales que manejan un alto volumen de trámites societarios, esto representa un reto organizativo significativo. Será esencial llevar un control actualizado de qué trámites ya están en el formato digital y cuáles requieren aún el procedimiento convencional, dependiendo de las circulares que la IGJ publicará para cada trámite.
De cara a la puesta en marcha, hay varios aspectos que deben comenzar a considerarse. Primero, verificar la Clave Fiscal de aquellos que operarán como presentantes ante la IGJ, asegurándose de que cuenten con el nivel de seguridad 3 o superior, que es un requisito indispensable para acceder al sistema.
En segundo lugar, es fundamental organizar internamente la documentación. Dado que se requerirá cargar cada documento de forma individual y asociado a una categoría específica, los estudios que gestionan trámites de múltiples clientes deberán adaptar sus procedimientos de organización de carpetas para que estén alineados con esta lógica de categorización digital.
El tercer aspecto está relacionado con el domicilio electrónico. Considerando que las notificaciones se enviarán allí con plena validez, es crucial confirmar que este domicilio esté debidamente constituido y que exista un proceso interno de seguimiento para no perder plazos.
Por último, es recomendable prestar atención a los instructivos que la IGJ vaya emitiendo, ya que en ellos se detallará el cronograma de incorporación de cada trámite, los formatos de archivo aceptados y los protocolos de seguridad requeridos. La resolución otorga a las Direcciones y Jefaturas de Departamento del organismo la autoridad para implementar esos instructivos, lo que sugiere que gran parte de las especificaciones del sistema se irán conociendo de manera progresiva en los próximos meses.
La resolución comenzará a tener efecto al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial, aunque la migración efectiva de cada trámite estará sujeta al cronograma que el organismo defina.
